Hoy te hablaré sobre el tema de la organización. Algo clave en mi carrera profesional, lo que realmente puedo decir que me ha ayudado a siempre llevar mis proyectos e ideas a la realidad y lo que siempre busco compartir con mis clientas y hoy contigo, para ayudarte con este tema, porque organizarse es posible.
Yo sé que muchas de nosotras estamos trabajando desde casa y a veces puede ser un poco abrumador tener que hacer muchas cosas a la vez y perdemos el enfoque, y con él la productividad. Es por eso que quiero compartir contigo 8 consejos para organizarte que me han ayudado en mi organización por los pasados 12 años, desde que estaba trabajando en agencia hasta ahora teniendo mi negocio, además son clave para mi productividad diaria. Quiero compartirlos contigo por si alguno de ellos te gustan y los quieres poner en práctica.
Es muy importante para mí mencionar y establecer que la organización es algo bien personal y puede ser que los métodos que yo utilizo no van contigo y los que tú puedas usar no vayan conmigo. Lo importante es encontrar con qué métodos y/o sistemas de organización tú te sientes más cómoda y que de verdad te ayuden a mantener todo en orden y realmente poder realizar nuestras metas con éxito. Sin dejar a un lado que sean métodos con los que realmente te puedas comprometer y crear rutinas y hábitos que te ayuden a mantenerlos. Esto no es algo de un día, no es algo de moda, es algo que como decía se tiene que volver parte de tu día a día, porque realmente es lo que te ayudará a seguir moviéndote un paso más adelante, y acercarte a tus metas.
8 consejos para mejorar tu organización y ser más productiva
1. Dedícale tiempo a tu planificación
La parte más importante para ser más organizados es tomarnos un tiempo para sentarnos y crear un plan, escribir en una libreta o en un Google Doc (lo que prefieras), pero escribe todo lo que quieres lograr. No solo lo veas como una lista para colocar tus metas diarias y que esa sea interminable, también necesitas enfocarte en tus metas más a largo plazo, esas grandes cosas que quieres lograr. Si son grandes quiere decir que tienes que ir empezando desde ya a trabajar en ellas con pequeñas tareas, ponle límites de tiempo a cada una de esas tareas, para que puedas llegar a cumplir la gran tarea o meta final.
Debes elegir un día en la semana para organizarte, la realidad es que los domingos son el día ideal para mí, ya que así puedes planificar la semana que sigue, esto te va a dar un mayor sentido de organización y claridad para comenzar la semana ya sabiendo lo que tienes que hacer. De esta forma realmente le estás dando prioridad a tus metas, definiendo las tareas, evaluando como te fue la semana anterior y agregando nuevas tareas que vayan enfocadas en lograr tu big goal. Cuando tienes un plan todo es más fácil, créeme.
2. Escribe tus tareas en una lista
Yo hago todo de manera digital, pero si tú prefieres una libreta o agenda física hazlo como mejor te funcione. Una vez ese tiempo de planificación haya terminado, escribe todas y cada una de las tareas que tengas que hacer. Incluye en esta lista todas tus metas, algunas rutinas nuevas que quieras implementar, esas cosas que has ido posponiendo hace meses, esas tareas de tu trabajo que son obligatorias, si estás estudiando tomando alguna certificación añade todo lo que tienes que hacer para tus clases, en fin todo lo que sea importante tener en esta lista, no importa si termina siendo muy larga. El que puedas escribirlo en papel o de manera digital es porque muchas veces nuestra memoria puede fallar y puedes olvidarlas, así que al tenerlas anotadas te aseguras que no olvidarlas, mover si es necesario, hacerlas todas y cumplir con fechas importantes.
Al escribir todo en una lista esto nos permite que luego podamos organizarlas por categorías para poder ir incluyéndolas en nuestro calendario, además de incluirlas en nuestro plan semanal.
Ojo, recuerda que el escribirlas todas no quiere decir que las harás todas hoy, no. Esto es simplemente para vaciar tu mente y no depender de ella para recordarlo. Pero, en tu organización irás identificando qué de todo se tiene que hacer en la próxima semana, que puede esperar un poco más y así te vas organizando inteligente y estratégicamente.
Hay muchas más probabilidades de que hagas todo lo que incluyas en esa lista en comparación a que solo dejes todo eso en tu cabeza y no le asignes tiempo para hacerlo. Algo que te puedo asegurar es que trabajarlo de esta manera ayuda muchísimo con el estrés o la ansiedad que te puede causar el tener cosas en el aire sin fechas, sin horas, sin prioridad, al tener todas tus cosas en calendario te vas a sentir mucho más tranquila.
3. Las fechas importantes tienen que estar en tu calendario
Si quieres asegurarte de no olvidarte de nada, lo primero que debes hacer es escribir todas, todas las fechas importantes en esa lista de la que hablábamos para que ninguna se te olvide. Utiliza los reminders de tu celular para no olvidar nada y añádelas en tu calendario, esto debe ser lo primero que hagas. Todas esas fechas importantes, ya sean los días de estudios de salud que tengas que hacerte, días que tienes que hacer pagos, el día final de entregar un trabajo o presentación, día de examen, de reuniones o de citas. Incluye viajes familiares, cumpleaños, en fin todo lo que sea importante, es clave que tengas todo esto anotado en tu calendario porque te permite ver que tiempo te queda libre o saber en qué momentos no estarás disponible para trabajar porque o estarás de viaje o estarás ocupado pasando tiempo con tu familia.
4. Crea un sistema de organización que te guste y que sea fácil de implementar
Hay muchísimas herramientas para organizarte, ya sea libretas, agendas, los famosos bullet journals, pizarras o en el mundo digital, apps, plataformas, calendarios etc. De todo el mundo de opciones que existen escoge las que más te gusten y decide que uso le darás a cada una de ellas. Lo más importante aquí es que sea cual sea la o las plataformas que elijas, tienes que estar claro para qué usarás cada una y que ese uso no se duplique entre ellas, no queremos perder tiempo, aquí el tiempo es lo más valioso.
Ejemplo: Si decides utilizar Google Calendar, este debe ser tu calendario principal en el que vas a escribir todas tus fechas importantes. Por favor, no pongas fechas en Google Calendar y otras fechas en el iCal del iPhone y otras fechas en una agenda. Esto va a causarte desorden, y no es lo que queremos. Elige uno y mantenlo todo ahí.
Mi mayor consejo es que de verdad no te compliques la existencia, escoge esas herramientas clave, asegúrate de asignarle esa función única que tendrá en tu método de organización y mantente firme con esas para que no tengas información regada por todas partes.
Algunos apps/plataformas que uso a diario y te recomiendo para tu organización:
- Notion: Gestionar y manejar proyectos, tareas, notas, etc.
- Google Calendar: para fechas importantes, llamadas, reuniones, siempre con la alarma de notificación que me haga saber 30 minutos antes que tengo una llamada, etc.
- Google Drive: Almacenar los archivos de mis clientes y los del negocio.
5. Aplica la técnica del “Time Blocking” (Bloques de Tiempo)
La idea con esta técnica es que el uso de tu tiempo sea más efectivo e inteligente. Es importante que podamos organizar nuestros días por bloques de tiempo e ir designando esos tiempos a tus tareas. Lo que se recomienda para trabajar mejor y ahorrar tiempo es que organices tus tareas por las que sean similares. Por ejemplo, todas las tareas que tengan que ver con redactar textos son perfectas hacerlas todas en un bloque de tiempo, así puedes adelantar un montón y te mueves a las otras tareas que sean similares.
Yo por ejemplo cuando voy a escribir los artículos de mi blog me siento y los hago todos corridos, y wow no sabes lo eficiente que es trabajarlo de esa manera. Ya sacas eso de la lista de tareas y te sientes súper eficiente, porque terminaste mucho de lo que tenías que hacer. Escribir artículos para el blog con buen contenido toma tiempo, así que hacerlo así ayuda a ser mucho más productivo. En vez de escribir un artículo por día durante la semana, los hago todos (los de 1 mes) un mismo día y al día siguiente me enfoco en otra cosa.
Yo utilizo Notion para manejar mis bloques de tiempo, en una plantilla que yo creé y me encanta porque todo se ve súper chulo y bien colorido. La realidad es que hacer esta técnica tiene muchos beneficios para la organización y de verdad ayuda increíblemente en el proceso.
6. Las tareas más importantes van primero, sí o sí
Uno de los problemas principales que he podido identificar en muchas emprendedoras, es que al momento de organizarse no son realistas y se ponen demasiadas tareas para un día como si tuvieran súper poderes, y tampoco le ponen tiempos reales a esas tareas. Por eso el tema del “time blocking” del que te hablaba antes es clave para poder tener claros nuestros horarios o el tiempo para cada actividad o tarea que tenemos en el día. Lo que no se pudo terminar, se pasa para el otro día, no hay problema con eso, no se va a acabar el mundo.
Para estar segura de que puedas cumplir con las tareas que son importantes y dejar de seguir atrasándolas, tienes que asegurarte de ponerlas en calendario en las primeras horas del día. Mi recomendación es que selecciones 3 tareas importantes que no importa que, tienes que hacerlas, porque si no la hicieras te atrasaría o algo pasaría. Luego de que ya tengas esas top 3 tareas importantes comenzando el día, entonces vas poniendo en calendario aquellas tareas secundarias que si alguna se quedara para el próximo día no pasa nada, no es un big deal mañana se hace.
7. Planifica tu próximo día la noche antes
La realidad es que el poder comenzar tu día bien organizada, teniendo todo en orden y saber qué cosas tienes que hacer es lo mejor y te ayuda a no perder tiempo. Ya sabes todo lo que tienes que hacer, tienes tus tareas importantes bien presentes al comenzar el día y todo lo que te resta por hacer, la sensación de organización está brutal, es lo mejor del mundo.
8. Evalúa siempre tus semanas
Es súper importante que podamos dedicar un día para revisar y evaluar cómo fue nuestra semana, qué hicimos bien y qué no hicimos tan bien. Además, esto nos ayuda a poder ver qué cosas podemos mejorar. Saber reconocer esos errores que cometimos, que sin duda debemos evitar la próxima semana, nos ayuda a estar más conscientes y alertas en próximas ocasiones para hacerlo bien o mejor. Recuerda no todo es malo, también debemos celebrarnos y reconocer nuestros mejores logros y darnos apoyo nosotras mismas, si no ¿quién?. Este momento es muy bueno para que puedas repensar esas metas, entender si vas por el camino correcto, como poder cumplirlas y que cosas hacer para ser más eficiente la próxima semana.
Cuando tu vida emprendedora logre encontrar esos proceso y sistemas que te ayuden a realmente estar organizada y saber cómo planificarte, todo va a cambiar. Es real que con buena organización tenemos más control de lo que hacemos y eso nos lleva a ser eficientes en el negocio, a crecer y lograr más.
Enlace mencionado – Workshop “Organízate con Notion”